Polityka prywatności
Serwis www.drofi-cleaning.pl
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu www.drofi-cleaning.pl oraz osób kontaktujących się z DROFI Cleaning jest DROFI SP. Z O.O. z siedzibą w Gliwicach przy ul. Bojkowskiej 35A, 44-100 Gliwice, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000828188, NIP 6312689888, REGON 385533650.
Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy:
- mailowo: cleaning@drofi.pl,
- telefonicznie: +48 730 730 765,
- pisemnie: DROFI SP. Z O.O., ul. Bojkowska 35A, 44-100 Gliwice.
Administrator prowadzi działalność usługową pod marką DROFI Cleaning, w szczególności w zakresie sprzątania budynków, utrzymania czystości w obiektach firmowych i instytucjonalnych, utrzymania terenów zewnętrznych oraz usług czyszczenia okresowego.
2. Zakres stosowania polityki
Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w związku z korzystaniem z serwisu internetowego, wysłaniem zapytania przez formularz, kontaktem telefonicznym lub mailowym, przygotowaniem oferty, obsługą współpracy B2B, a także stosowaniem plików cookies i podobnych technologii.
Polityka dotyczy w szczególności:
- osób odwiedzających stronę internetową,
- osób wypełniających formularz kontaktowy lub formularz szybkiej wyceny,
- osób kontaktujących się telefonicznie lub mailowo,
- osób reprezentujących klientów, potencjalnych klientów, dostawców i partnerów biznesowych,
- osób, których dane zostały przekazane w związku z realizacją usług lub przygotowaniem oferty.
3. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres danych zależy od sposobu kontaktu z nami i celu przetwarzania. Możemy przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny,
- dane dotyczące firmy lub obiektu: nazwa podmiotu, NIP, adres obiektu, typ obiektu, powierzchnia, zakres usług, częstotliwość sprzątania, preferowane godziny realizacji, informacje potrzebne do przygotowania wyceny,
- treść wiadomości i załączników przesłanych przez formularz, e-mail lub komunikator,
- dane rozliczeniowe i umowne, jeżeli dochodzi do zawarcia lub realizacji umowy,
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w tym adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, dacie i godzinie wizyty, adresach odwiedzanych podstron oraz plikach cookies,
- dane dotyczące zgód lub preferencji użytkownika, np. zgody cookies lub zgody marketingowej, jeżeli takie zgody są zbierane.
Nie prosimy o przekazywanie danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądach, przekonaniach, dane biometryczne lub informacje wykraczające poza zakres niezbędny do obsługi zapytania i współpracy.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego podstawę prawną. W zależności od sytuacji podstawą może być realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes Administratora albo zgoda osoby, której dane dotyczą.
| Cel | Opis | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Obsługa zapytania i przygotowanie oferty | Dane z formularzy, e-maili i rozmów telefonicznych przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zapytanie, ustalić potrzeby, umówić wizję lokalną i przygotować ofertę. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes przy kontakcie B2B. |
| Kontakt z przedstawicielami firm i instytucji | Przetwarzamy dane osób kontaktowych po stronie klientów, dostawców i partnerów, aby prowadzić korespondencję, umawiać spotkania i realizować współpracę. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu relacji biznesowych. |
| Zawarcie i realizacja umowy | Przetwarzamy dane potrzebne do realizacji usług, komunikacji operacyjnej, rozliczeń, obsługi zgłoszeń, kontroli jakości i dokumentowania wykonania usługi. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli dane dotyczą reprezentantów lub pracowników kontrahenta. |
| Obowiązki księgowe, podatkowe i rachunkowe | Przetwarzamy dane wskazane w fakturach, umowach i dokumentacji księgowej. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów prawa. |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykazania przebiegu współpracy. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. |
| Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie strony | Przetwarzamy podstawowe dane techniczne, logi serwera i niezbędne cookies, aby zapewnić bezpieczeństwo, diagnostykę i poprawne działanie strony. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom. |
| Analityka i poprawa strony | Jeżeli stosujemy narzędzia analityczne, dane mogą służyć do badania statystyk odwiedzin, skuteczności treści i poprawy działania strony. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody cookies. |
| Marketing własnych usług | Możemy przetwarzać dane kontaktowe w celu informowania o własnych usługach, ale kontakt marketingowy e-mailem lub telefonicznie prowadzimy tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy, w szczególności gdy posiadamy wymaganą zgodę. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO; dodatkowo zgoda wymagana przepisami Prawa komunikacji elektronicznej, jeżeli ma zastosowanie. |
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach konieczne do obsługi zapytania, przygotowania oferty, kontaktu zwrotnego, zawarcia lub realizacji umowy. Brak podania danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie wyceny.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, jej wyrażenie jest dobrowolne. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności i obsłudze strony, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Mogą to być w szczególności:
- dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, usług IT, zabezpieczeń i utrzymania strony,
- dostawcy systemów formularzy, CRM, narzędzi analitycznych lub marketingowych, jeżeli są wykorzystywane,
- biuro rachunkowe, kancelarie prawne, doradcy podatkowi, ubezpieczyciele,
- podmioty świadczące usługi kurierskie, pocztowe lub archiwizacyjne, jeżeli jest to potrzebne,
- podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, np. organy administracji lub sądy.
Jeżeli korzystamy z podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu, zawieramy z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych lub stosujemy inne mechanizmy wymagane przez przepisy.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady staramy się korzystać z rozwiązań, które zapewniają przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli jednak korzystamy z narzędzi dostawców mających siedzibę poza EOG lub korzystających z infrastruktury poza EOG, dane mogą być przekazywane do państw trzecich.
W takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych, dodatkowych zabezpieczeń lub innej dopuszczalnej podstawy prawnej.
Przykładowo, transfer poza EOG może wystąpić przy korzystaniu z narzędzi takich jak usługi analityczne, reklamowe, mapy, filmy osadzone z zewnętrznych serwisów lub systemy antyspamowe. Szczegółowa lista narzędzi powinna wynikać z aktualnej konfiguracji strony.
8. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania albo dłuższe przechowywanie jest potrzebne do obrony lub dochodzenia roszczeń.
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zapytania ofertowe i korespondencja | przez czas obsługi zapytania, a następnie zwykle do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione relacją biznesową, zgodą, roszczeniami lub przepisami prawa. |
| Dane związane z zawarciem i realizacją umowy | przez czas obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń. |
| Dokumenty księgowe i podatkowe | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody | do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania. |
| Dane techniczne i logi serwera | przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki działania strony, zwykle nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konieczne jest dłuższe przechowywanie ze względów bezpieczeństwa lub roszczeń. |
| Dane dotyczące cookies | przez okres wynikający z ustawień danego pliku cookie lub do czasu usunięcia cookies przez użytkownika albo wycofania zgody, jeżeli zgoda była wymagana. |
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:
- prawo dostępu do danych i otrzymania kopii danych,
- prawo sprostowania nieprawidłowych danych,
- prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą podstawy przewidziane prawem,
- prawo ograniczenia przetwarzania,
- prawo przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z nami pod adresem cleaning@drofi.pl albo pisemnie na adres siedziby. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, zgodnie z terminami wynikającymi z RODO.
Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania w rozumieniu RODO. Jeżeli w przyszłości wdrożymy rozwiązania o takim charakterze, odpowiednio zaktualizujemy niniejszą politykę.
11. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii, takich jak lokalna pamięć przeglądarki, piksele lub identyfikatory narzędzi analitycznych i reklamowych. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które pozwalają stronie działać prawidłowo, zapamiętywać ustawienia, prowadzić statystyki lub – jeśli użytkownik wyrazi zgodę – wspierać działania marketingowe.
Możemy stosować następujące kategorie cookies:
- niezbędne – wymagane do działania strony, formularzy, bezpieczeństwa i zapamiętania ustawień zgód;
- funkcjonalne – ułatwiają korzystanie ze strony i zapamiętywanie preferencji;
- analityczne – pomagają mierzyć oglądalność i skuteczność treści, np. liczba odwiedzin, źródła wejść, popularne podstrony;
- marketingowe – mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, remarketingu lub dopasowywania komunikatów reklamowych.
Cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody, jeżeli są potrzebne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub prawidłowego działania serwisu. Pozostałe cookies i podobne technologie uruchamiamy po uzyskaniu zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana przepisami.
Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą banera lub panelu ustawień cookies, jeżeli taki mechanizm jest dostępny na stronie. Użytkownik może również zmienić ustawienia przeglądarki, w tym zablokować lub usunąć cookies. Ograniczenie cookies może wpływać na działanie niektórych funkcji serwisu.
Jeżeli strona korzysta z narzędzi zewnętrznych, takich jak filmy YouTube, mapy, narzędzia analityczne, piksele reklamowe albo zabezpieczenia antyspamowe, dostawcy tych narzędzi mogą przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności. Szczegółowa lista narzędzi powinna być aktualizowana po zmianach technicznych na stronie.
12. Linki do zewnętrznych stron i osadzone treści
Serwis może zawierać linki do stron zewnętrznych lub osadzone treści, np. filmy, mapy, materiały partnerów albo profile społecznościowe. Nie odpowiadamy za polityki prywatności i praktyki podmiotów trzecich. Po przejściu na zewnętrzną stronę użytkownik powinien zapoznać się z jej zasadami prywatności.
13. Media społecznościowe
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami za pośrednictwem mediów społecznościowych lub obserwuje nasze profile, jego dane mogą być przetwarzane zarówno przez nas, jak i przez operatora danego serwisu społecznościowego. Przetwarzamy takie dane w celu prowadzenia komunikacji, odpowiadania na wiadomości, obsługi komentarzy, budowania relacji z klientami i promowania naszych usług. Zasady przetwarzania danych przez operatorów mediów społecznościowych określają ich własne polityki prywatności.
14. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem. Zakres zabezpieczeń dobieramy z uwzględnieniem charakteru danych, ryzyka i stosowanych narzędzi.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań. Osoby działające w naszym imieniu są zobowiązane do zachowania poufności.
15. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów, sposobu działania strony, wykorzystywanych narzędzi, zakresu usług lub procesów przetwarzania danych. Aktualna wersja polityki jest publikowana w serwisie www.drofi-cleaning.pl.
Jeżeli zmiany będą istotne, możemy poinformować o nich w widocznym miejscu na stronie albo innym adekwatnym kanałem komunikacji.